Ratgeber · Anleitung
Funktionswechsel: Zugänge sauber übergeben.
Ob Vorstand, Kassenführung oder Schriftführung: Ehrenamtliche wechseln, die Aufgabe bleibt. Die digitale Übergabe ist der Teil, an den niemand denkt, bis die scheidende Person Monate später noch im Postfach sitzt und die neue nicht hineinkommt. So machen Sie es ordentlich.
Warum es hakt
Ämter wechseln geregelt. Zugänge oft nicht.
Für den Wechsel im Amt gibt es eine Satzung, eine Wahl, ein Protokoll. Für die Zugänge, an denen inzwischen die halbe Vereinsarbeit hängt, meist nichts. Das Passwort zum Vereinspostfach steht im privaten Mailfach einer aktiven Person, die Cloud läuft über ein Konto, das jemand vor Jahren angelegt hat, und niemand weiß mehr genau, wer worauf zugreifen kann.
Das ist selten böse Absicht – es ist Unordnung, die sich über Jahre ansammelt. Sie fällt erst auf, wenn jemand geht: Die neue Person kommt an die alten E-Mails nicht heran, die alte hat noch wochenlang Zugriff auf Mitgliederdaten, und beim übernächsten Wechsel beginnt dasselbe Suchen von vorn.
Der Ausweg ist keine strengere Disziplin, sondern eine andere Grundlage: Daten gehören der Aufgabe, nicht der Person. Dann ist die Übergabe kein Projekt, sondern ein Zugriffswechsel.
Das Prinzip
Aufgaben bekommen Konten. Menschen bekommen Zugriff.
Der Kniff ist, Daten und Person zu trennen: Was zu einer Aufgabe gehört, liegt in einem Funktionskonto, nicht im privaten Postfach eines Menschen.
Ein Funktionskonto ist ein Postfach, ein Kalender oder eine Dateiablage, die zu einer Aufgabe gehört, nicht zu einer Person, etwa kasse@ihr-verein.de oder die gemeinsame Ablage der Mitgliederverwaltung. In OX gibt es solche Funktionskonten für E-Mail, Kalender und Kontakte, in OpenCloud für Dateien und geteilte Ordner.
Die Ehrenamtlichen behalten ihren eigenen, persönlichen Zugang und bekommen darüber Zugriff auf die Funktionskonten ihrer Aufgabe. Sie schreiben aus dem Funktionspostfach und pflegen die gemeinsamen Dateien, aber die Daten gehören dem Funktionskonto, nicht ihnen.
Wechselt die Person, nimmt man ihr den Zugriff und gibt ihn der Nachfolge. Das Funktionskonto und alles darin bleibt. Die neue Person meldet sich mit ihrem eigenen Zugang an und macht dort weiter, wo die letzte aufgehört hat, ohne dass ein Passwort weitergereicht wird.
Damit die Nachfolge nicht bei null anfängt, gehören ein internes Wiki und Schulungen dazu: Dort steht, wie die Aufgabe läuft, und neue Ehrenamtliche arbeiten sich in ihrem Tempo ein, bevor der erste echte Handgriff nötig ist.
Vorher / nachher
Woran es liegt. Und was sich ändert.
Links, wie eine Übergabe aussieht, wenn alles am privaten Konto einer Person hängt. Rechts, wenn die Daten an Funktionskonten liegen und Menschen nur den Zugriff darauf bekommen.
Alles an der Person
Warum es mühsam ist.
- Passwörter liegen verstreutIm Kopf, auf einem Zettel, im privaten Postfach der scheidenden Person. Beim Wechsel sucht die ganze Gruppe mit.
- Jeder Dienst wird einzeln übergebenE-Mail, Cloud, Chat, Mitgliederverwaltung, jeder mit eigenem Login. Was man dabei übersieht, bleibt offen.
- Die Daten hängen an der PersonLäuft alles über das private Konto einer oder eines Ehrenamtlichen, geht es mit ihr, wenn sie geht. Die Nachfolge fängt bei null an, der alte Zugang bleibt trotzdem offen.
- Keine SpurSpäter lässt sich nicht mehr sagen, wer wann welchen Zugang bekommen oder verloren hat, auch nicht, wenn jemand danach fragt.
Funktionskonten je Aufgabe
Warum es dann ein Handgriff ist.
- Persönlicher Zugang, dazu FunktionskontenJede und jeder Ehrenamtliche hat einen eigenen Login und darüber Zugriff auf die Funktionskonten der Aufgabe. Wer die Person kennt, kennt ihre Zugänge.
- Die Daten hängen am FunktionskontoPostfach, Kalender und Dateien einer Aufgabe gehören dem Funktionskonto, nicht der Person. Was dort liegt, bleibt beim Wechsel, wo es ist.
- Übergabe ist ein ZugriffswechselDie Nachfolge wird auf dieselben Funktionskonten aufgeschaltet, die scheidende Person heruntergenommen. Sie macht dort weiter, wo die letzte aufgehört hat.
- NachvollziehbarWer wann Zugriff bekommen oder verloren hat, ist protokolliert, in jedem Konto. Für den nächsten Wechsel und für die Datenschutzfrage.
Die fünf Schritte
Die Übergabe, der Reihe nach.
So läuft die Übergabe, wenn die Daten an Funktionskonten hängen, ob Sie es selbst in der Verwaltung machen oder uns darum bitten.
Bestand aufnehmen
Welche Funktionskonten gehören zur Aufgabe? Das Funktionspostfach, die gemeinsame Dateiablage, Rechte in der Mitgliederverwaltung. Weil sie an der Aufgabe hängen und nicht an der Person, stehen sie an einer Stelle, statt in vier Systemen zusammengesucht zu werden.
Nachfolge anlegen
Die neue Person bekommt einen eigenen, persönlichen Zugang. Darüber erhält sie Zugriff auf genau die Funktionskonten, die zur Aufgabe gehören, nicht mehr und nicht weniger. Wie Rechte in einer Organisation wandern.
Zugriff übergeben
Die Nachfolge wird auf die Funktionskonten aufgeschaltet, die scheidende Person heruntergenommen. Ein Funktionspostfach wie kasse@ihr-verein.de und die Dateien der Aufgabe bleiben dabei unverändert, nur wer sie bedient, wechselt. Die neue Person macht dort weiter, wo die letzte aufgehört hat.
Alten Zugang schließen
Sobald die Übergabe steht, wird der persönliche Zugang der scheidenden Person deaktiviert, an einer Stelle, für alle Dienste zugleich. Der Zugriff auf die Funktionskonten endet mit der Aufgabe, nicht irgendwann später. Die Funktionskonten selbst bleiben bestehen.
Übergabe festhalten
Was aufgeschaltet und was abgeschaltet wurde, ist protokolliert. Das hilft beim nächsten Wechsel und beantwortet die Frage der oder des Datenschutzbeauftragten, wer wann Zugriff hatte. Der technische Rahmen dazu steht auf der Sicherheitsseite.
Wie ein Erst-Umzug Ihrer bestehenden Postfächer und Dateien abläuft, steht getrennt davon auf der Seite Der Umstieg.
Häufige Fragen
Was Vereine vor dem Wechsel fragen.
Sieben Antworten zu Funktionskonten, Zugriff und Datenschutz, kurz und ohne Verkaufsprosa.
Was ist ein Funktionskonto?
Ein Funktionskonto gehört zu einer Aufgabe, nicht zu einer Person, etwa kasse@ihr-verein.de oder die gemeinsame Ablage der Mitgliederverwaltung. In OX gibt es das für E-Mail, Kalender und Kontakte, in OpenCloud für Dateien und geteilte Ordner. Die Ehrenamtlichen bekommen über ihren persönlichen Zugang Zugriff darauf und arbeiten damit, die Daten bleiben aber am Funktionskonto.
Was passiert mit den Daten der ausgeschiedenen Person?
Alles, was zur Aufgabe gehört, liegt im Funktionskonto und bleibt dort: das Postfach, die Termine, die Dateien. Die Nachfolge bekommt den Zugriff und findet alles vor. Rein persönliche Daten im eigenen Zugang lassen sich auf Wunsch archivieren oder eine Zeit lang weiterleiten. Was damit geschieht, entscheiden Sie, nicht wir.
Hat die ausgeschiedene Person danach wirklich keinen Zugriff mehr?
Ihr persönlicher Zugang wird an einer Stelle deaktiviert und damit auch der Zugriff auf alle Funktionskonten, nicht Dienst für Dienst, wo man leicht einen übersieht. Die Funktionskonten selbst bleiben bestehen und stehen der Nachfolge weiter offen.
Muss die ganze Gruppe auf einmal wechseln?
Nein. Die Übergabe geschieht Person für Person. Wechselt nur die Kassenführung, wird auch nur der Zugriff auf deren Funktionskonten übergeben, die übrigen Aufgaben bleiben unberührt.
Wie findet sich die Nachfolge zurecht?
Weil die Daten am Funktionskonto liegen, macht die neue Person dort weiter, wo die letzte aufgehört hat. Dazu gehören ein internes Wiki und Schulungen: Dort steht, wie die Aufgabe läuft, und neue Ehrenamtliche arbeiten sich in ihrem Tempo ein, bevor der erste echte Handgriff nötig ist.
Wer darf die Übergabe überhaupt vornehmen?
Die im Verein dafür bestimmte Verwaltung, oder, in einer Organisation mit mehreren Ebenen, die übergeordnete Ebene. Adminrechte sind delegierbar: Der Kreisverband kann seine Ortsverbände selbst verwalten lassen, ohne ihnen die Schlüssel zum ganzen Verband zu geben. Mehr dazu auf der Seite für Verbände und Organisationen.
Ist die Zugangsübergabe ein Datenschutzthema?
Ja. Wer Mitglieder-, Beratungs- oder Spendendaten verwaltet, sollte den Zugriff mit dem Ende der Aufgabe beenden, ein offener Alt-Zugang ist ein vermeidbares Risiko. Die Protokollierung im Konto hilft Ihnen, im Zweifel nachzuweisen, wer wann Zugriff hatte. Eine Rechtsberatung ersetzt das nicht, aber es macht die Nachweispflicht handhabbar.
Wer hier schreibt
Wir haben viele Wechsel begleitet. Geordnete und chaotische.
Dieser Ratgeber stammt von der czichos.net GmbH aus Berlin, dem Team hinter Connecteeva. Wir betreuen seit vielen Jahren die IT des größten Sozialverbands Deutschlands, mit ständigen Wechseln auf allen Ebenen, von der Bundesebene bis zum Ortsverband.
Mehr über uns steht auf der Seite Über uns.
Steht ein Wechsel an? Wir richten Ihnen einen Testzugang ein.
Probieren Sie die Übergabe an einem unverbindlichen Testzugang aus, bevor Sie umstellen. Schreiben Sie uns kurz, wie Ihre Ämter verteilt sind, Sie bekommen eine ehrliche Einschätzung, wie eine geordnete Übergabe bei Ihnen aussähe.
Ohne Vertrag und ohne Zahlungsdaten. Sie entscheiden, ob es bei einer Anfrage bleibt oder Sie Connecteeva gleich ausprobieren.
Lieber direkt? E-Mail schreiben · 030 994048000 anrufen
Königsweg 220
14129 Berlin