Vollständig
Alles Aufbewahrungspflichtige wird erfasst, nicht nur das, woran jemand gedacht hat.
Ratgeber · E-Mail
E-Mail-Archivierung im Verein. Was Pflicht ist und was nur sinnvoll.
Zur E-Mail-Archivierung kursieren viele Halbwahrheiten, von „alles zehn Jahre aufheben“ bis „betrifft Vereine nicht“. Beides stimmt so nicht. Dieser Ratgeber ordnet die Pflichten ein. Er ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung: Was genau für Ihren Verein gilt, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.
Von Paul Czichos, Beratung und Projektbetreuung bei der czichos.net GmbH · Aktualisiert am
Wann es Pflicht ist
Aufbewahrungsfristen für E-Mails. Es kommt auf den Inhalt an.
Steuer- und Handelsrecht kennen keine eigene E-Mail-Pflicht. Sie verlangen, bestimmte Unterlagen aufzubewahren. Kommen diese per E-Mail, gilt die Pflicht für die E-Mail.
- Handels- und Geschäftsbriefe, also Schreiben, die ein Geschäft vorbereiten, abschließen, durchführen oder rückgängig machen: sechs Jahre (§ 147 AO, § 257 HGB).
- Buchungsbelege wie Rechnungen: acht Jahre seit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz, vorher zehn.
- E-Mails, die nur als Umschlag dienen, etwa „anbei die Rechnung“: Aufzubewahren ist der Anhang, die Begleitnachricht in der Regel nicht.
Die Fristen beginnen mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem das Schreiben ein- oder ausgegangen ist. Auch gemeinnützige Vereine müssen ordnungsgemäße Aufzeichnungen führen, schon um die Gemeinnützigkeit nachzuweisen. Wie weit die Pflichten reichen, hängt davon ab, ob und in welchem Umfang Ihr Verein buchführungspflichtig ist, etwa durch einen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb.
Was die GoBD verlangen
Was die GoBD bei E-Mails verlangen. Fünf Anforderungen an die Aufbewahrung.
Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) beschreiben, wie elektronische Unterlagen aufzubewahren sind.
Unveränderbar
Nachträgliche Änderungen sind ausgeschlossen oder nachvollziehbar protokolliert.
Im Original
Elektronisch eingegangene Unterlagen werden elektronisch aufbewahrt. Ein Ausdruck ersetzt das Original nicht.
Auswertbar und lesbar
Während der ganzen Frist müssen Sie die Unterlagen finden, lesen und maschinell auswerten können, auch nach einem Programmwechsel.
Dokumentiert
Eine Verfahrensdokumentation beschreibt, wie Unterlagen erfasst, aufbewahrt und wiedergefunden werden.
Archiv und DSGVO
E-Mail-Archivierung und DSGVO. Aufbewahren und löschen, beides zur richtigen Zeit.
Die DSGVO verlangt, personenbezogene Daten nicht länger zu speichern als nötig. Mit einer Aufbewahrungspflicht verträgt sich das: Solange eine gesetzliche Pflicht besteht, ist die Speicherung erlaubt, danach muss gelöscht werden.
Zu einem Archiv gehören deshalb klare Fristen, eine Löschung nach deren Ablauf und ein beschränkter, protokollierter Zugriff. Nicht jede Person, die Mails schreibt, muss im Archiv suchen dürfen. Die übrigen Pflichten stehen im Ratgeber DSGVO im Verein. Dieselben Fragen stellen sich bei Anfragen aus dem Kontaktformular.
Heikel ist die private Nutzung dienstlicher Postfächer. Ist sie erlaubt, wird die Archivierung rechtlich deutlich schwieriger. Viele Organisationen regeln deshalb ausdrücklich, dass dienstliche Postfächer nur dienstlich genutzt werden. Klären Sie das mit Ihrer oder Ihrem Datenschutzbeauftragten.
Selbst machen oder machen lassen
Mailarchiv selbst betreiben? Nicht jeder Verein braucht ein Mailarchiv.
Landen Ihre aufbewahrungspflichtigen Unterlagen ohnehin sauber in der Buchhaltung, kann eine geordnete Belegablage genügen. Ein eigenes Archiv lohnt sich, wenn viel Geschäftliches per E-Mail läuft.
Selbst regeln
Wenn wenig Geschäftliches per E-Mail läuft
- Belege dort ablegen, wo sie hingehörenRechnungen aus E-Mails im Original in die Buchhaltung oder ein Belegsystem übernehmen, statt sie im Postfach liegen zu lassen.
- Piler, quelloffenEin freies Mailarchiv zum Selbstbetrieb. Ohne Lizenzkosten, braucht aber einen Server, Sicherungen und jemanden, der sich kümmert.
- Mit der Steuerberatung sprechenEine Stunde Beratung klärt, was für Ihren Verein tatsächlich aufbewahrungspflichtig ist.
Machen lassen
Wenn viele Postfächer und Stellen beteiligt sind
- Viel Schriftverkehr mit GeschäftsbezugLaufen Verträge, Angebote und Zuwendungsbescheide per E-Mail, sollten sie automatisch und vollständig archiviert werden.
- Zugriff mit AnlassWer im Archiv sucht, gibt einen Grund an und bestätigt ihn. Jeder Zugriff wird festgehalten.
- Fristen, die von selbst ablaufenLöschung nach Fristende, ohne dass jemand daran denken muss.
In eigener Sache: Wir verdienen an der zweiten Spalte. Läuft in Ihrem Verein kaum Geschäftliches per E-Mail und landen Belege ordentlich in der Buchhaltung, brauchen Sie kein eigenes Mailarchiv.
Häufige Fragen
Häufige Fragen zur E-Mail-Archivierung. Was Vereine dazu fragen.
Muss ein Verein E-Mails archivieren?
Nicht jede E-Mail. Aufzubewahren sind E-Mails, die als Handels- oder Geschäftsbrief oder als Buchungsbeleg gelten. Auch gemeinnützige Vereine müssen ordnungsgemäße Aufzeichnungen führen. Wie weit das für Ihren Verein reicht, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.
Wie lange müssen E-Mails aufbewahrt werden?
Geschäftsbriefe sechs Jahre, Buchungsbelege wie Rechnungen acht Jahre. Die Frist beginnt am Ende des Kalenderjahres, in dem die Nachricht ein- oder ausgegangen ist.
Reicht es, wichtige E-Mails als PDF auszudrucken?
Für elektronisch eingegangene aufbewahrungspflichtige Unterlagen in der Regel nicht. Die GoBD verlangen die Aufbewahrung im ursprünglichen Format, damit die Unterlagen maschinell auswertbar bleiben.
Widerspricht die Archivierung der DSGVO?
Nein, solange eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht. Nach Ablauf der Frist müssen die Daten gelöscht werden. Ein gutes Archiv setzt deshalb Fristen und löscht danach von selbst.
Archiv und Freigabe mit secMail
Das Archiv von secMail bewahrt Nachrichten so lange auf, wie Gesetz oder Ihre Vorgaben es verlangen, und macht sie durchsuchbar. Wer hineinsehen will, nennt einen Anlass und bestätigt per SMS. Der Zugriff ist befristet und wird protokolliert. Gelöscht wird nur durch den Ablauf der Frist, nicht von Hand.
Fragen zum Mailarchiv? Sprechen wir darüber.
Sagen Sie uns, wie viele Postfächer Sie haben und was heute mit alten Nachrichten passiert. Wir sagen Ihnen, was technisch sinnvoll ist. Die steuerliche Frage klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.
Unverbindlich und ohne Vertrag. Wir melden uns in der Regel binnen eines Werktags. Der Preis für secMail richtet sich nach Ihrem Mailbetrieb und steht auf Anfrage.
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