Verschlüsselte Übertragung
Die Seite läuft über HTTPS. Das gilt auch für eingebettete Formulare und ihre Ziele.
Ratgeber · Datenschutz
Ein Kontaktformular senkt die Hürde für Anfragen und sammelt dabei personenbezogene Daten. Bei einem Sozialverband stehen darin schnell Diagnosen und Bescheide. Dieser Ratgeber zeigt, was ein Formular datenschutzrechtlich braucht und wie Spamschutz ohne Google funktioniert.
Von Paul Czichos, Beratung und Projektbetreuung bei der czichos.net GmbH · Aktualisiert am
Was ein Formular braucht
Keiner davon ist aufwendig.
Die Seite läuft über HTTPS. Das gilt auch für eingebettete Formulare und ihre Ziele.
Pflicht ist, was Sie für die Antwort benötigen, meist eine E-Mail-Adresse. Telefonnummer, Anschrift oder Geburtsdatum sind freiwillig oder fehlen ganz.
Ein Link auf die Datenschutzerklärung direkt am Formular, mit den Angaben nach Art. 13 DSGVO. Eine Einwilligungs-Checkbox ist für die Beantwortung einer Anfrage in der Regel nicht nötig.
Legen Sie fest, wann Anfragen gelöscht werden, und sorgen Sie dafür, dass das auch passiert.
Ein Captcha, das Daten an einen Dritten schickt, ist selbst ein Datenschutzthema. Alternativen stehen im nächsten Abschnitt.
Nimmt ein externer Dienst die Formulardaten entgegen, verarbeitet er sie in Ihrem Auftrag. Dann brauchen Sie einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
Spamschutz ohne Google
Google reCAPTCHA überträgt Daten über die Besucher an Google und wertet ihr Verhalten aus. Nach verbreiteter Ansicht der Datenschutzaufsicht braucht es deshalb eine Einwilligung, also ein Cookie-Banner. Viele Menschen scheitern zudem an den Bilderrätseln, gerade mit Sehbehinderung.
Für ein Vereinsformular reicht fast immer eine Kombination einfacher Mittel:
Ein Formular ohne Spamschutz kann sogar den eigenen Mailserver auf eine Sperrliste bringen. Wie Sie das erkennen, steht im Ratgeber Mailserver-Blacklist prüfen.
Wohin die Nachricht geht
Viele Formulare speichern jede Anfrage in einer Datenbank der Website und schicken zusätzlich eine E-Mail. Dann liegen die Daten doppelt, und die Kopie auf der Website vergisst jeder. Besser ist ein Formular, das die Anfrage zustellt und selbst nur das Nötigste behält.
Stellen Sie die Anfragen in ein Funktionspostfach zu statt an eine Person. Dann bleibt nichts liegen, wenn jemand im Urlaub ist oder die Aufgabe abgibt. Eine Bestätigung mit Vorgangsnummer an den Absender erspart die Nachfrage, ob die Nachricht angekommen ist.
Legen Sie Löschfristen für Anfragen fest und nehmen Sie das Formular ins Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten auf. Beides erklärt der Ratgeber DSGVO im Verein. Soll aus einer Anfrage ein Gespräch werden, hilft der Ratgeber zur datenschutzkonformen Videoberatung.
Selbst machen oder machen lassen
Wer eine Website mit einem gängigen Baukasten oder WordPress betreibt, hat die Werkzeuge meist schon. Aufwendig wird es mit vielen Formularen und sensiblen Inhalten.
Selbst einrichten
Machen lassen
In eigener Sache: Wir verdienen an der zweiten Spalte. Hat Ihr Verein ein einziges Kontaktformular, richten Sie es mit Honigtopf und ohne reCAPTCHA ein. Das kostet nichts.
Häufige Fragen
In der Regel nicht. Wer eine Anfrage schickt, will eine Antwort, und die Verarbeitung dafür ist ohne gesonderte Einwilligung zulässig. Ein gut sichtbarer Link zum Datenschutzhinweis reicht. Wollen Sie die Daten für etwas anderes nutzen, etwa einen Newsletter, brauchen Sie eine Einwilligung.
Das ist umstritten. Weil reCAPTCHA Daten an Google überträgt und das Verhalten der Besucher auswertet, halten viele Datenschutzbehörden eine Einwilligung für nötig. Honigtopf-Felder oder ein Rechennachweis kommen ohne Dritte aus.
So lange, wie Sie sie für die Bearbeitung brauchen, plus etwaige Aufbewahrungspflichten. Eine feste Frist, etwa ein Jahr nach Abschluss, ist gute Praxis. Wichtig ist, dass die Löschung tatsächlich passiert.
Ja, wenn die Übertragung verschlüsselt ist, die Dateien nicht unnötig gespeichert werden und die Größe begrenzt ist. Bei Bescheiden oder Attesten achten Sie besonders darauf, wo die Dateien am Ende liegen.
secContact wird per iframe in Ihre Website eingebunden. Spam hält eine Kombination aus Rechennachweis, Honigtopf und Zeitprüfung ab, ohne Google. Die Anfrage geht an die zuständige Stelle und bleibt nicht in einer Datenbank liegen. Wir behalten nur Vorgangsnummer und Eckdaten und löschen sie nach zwölf Monaten.
Schreiben Sie uns, wie viele Formulare Sie haben und wer die Anfragen bekommt. Wir sagen Ihnen, ob secContact passt oder Ihr Website-System das mit ein paar Einstellungen schon kann.
Unverbindlich und ohne Vertrag. Wir melden uns in der Regel binnen eines Werktags und zeigen Ihnen das Werkzeug gern in einem kurzen Termin.
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