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Ratgeber · Datenschutz

Das Kontaktformular. DSGVO-konform und ohne Google-Captcha.

Ein Kontaktformular senkt die Hürde für Anfragen und sammelt dabei personenbezogene Daten. Bei einem Sozialverband stehen darin schnell Diagnosen und Bescheide. Dieser Ratgeber zeigt, was ein Formular datenschutzrechtlich braucht und wie Spamschutz ohne Google funktioniert.

Von Paul Czichos, Beratung und Projektbetreuung bei der czichos.net GmbH · Aktualisiert am

Was ein Formular braucht

Was ein DSGVO-konformes Kontaktformular braucht. Sechs Punkte, die jedes Formular erfüllen sollte.

Keiner davon ist aufwendig.

01

Verschlüsselte Übertragung

Die Seite läuft über HTTPS. Das gilt auch für eingebettete Formulare und ihre Ziele.

02

Nur Felder, die Sie brauchen

Pflicht ist, was Sie für die Antwort benötigen, meist eine E-Mail-Adresse. Telefonnummer, Anschrift oder Geburtsdatum sind freiwillig oder fehlen ganz.

03

Ein Datenschutzhinweis

Ein Link auf die Datenschutzerklärung direkt am Formular, mit den Angaben nach Art. 13 DSGVO. Eine Einwilligungs-Checkbox ist für die Beantwortung einer Anfrage in der Regel nicht nötig.

04

Eine Speicherdauer

Legen Sie fest, wann Anfragen gelöscht werden, und sorgen Sie dafür, dass das auch passiert.

05

Spamschutz ohne Datenabfluss

Ein Captcha, das Daten an einen Dritten schickt, ist selbst ein Datenschutzthema. Alternativen stehen im nächsten Abschnitt.

06

Ein Vertrag, wenn ein Dienst dazwischen liegt

Nimmt ein externer Dienst die Formulardaten entgegen, verarbeitet er sie in Ihrem Auftrag. Dann brauchen Sie einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung.

Spamschutz ohne Google

Captcha-Alternativen ohne Google. Spamschutz ohne Bilderrätsel.

Google reCAPTCHA überträgt Daten über die Besucher an Google und wertet ihr Verhalten aus. Nach verbreiteter Ansicht der Datenschutzaufsicht braucht es deshalb eine Einwilligung, also ein Cookie-Banner. Viele Menschen scheitern zudem an den Bilderrätseln, gerade mit Sehbehinderung.

Für ein Vereinsformular reicht fast immer eine Kombination einfacher Mittel:

  • Honigtopf-Feld: ein Feld, das Menschen nicht sehen und Programme trotzdem ausfüllen.
  • Zeitprüfung: Wer ein Formular in einer Sekunde abschickt, ist kein Mensch.
  • Rechennachweis: Der Browser löst unbemerkt eine kleine Rechenaufgabe. Für einen einzelnen Besuch kostet sie nichts, für Massenversand wird sie teuer. Quelloffen gibt es das zum Beispiel mit ALTCHA.
  • Mengengrenze: nur eine Handvoll Anfragen je Adresse in einer Viertelstunde.

Ein Formular ohne Spamschutz kann sogar den eigenen Mailserver auf eine Sperrliste bringen. Wie Sie das erkennen, steht im Ratgeber Mailserver-Blacklist prüfen.

Wohin die Nachricht geht

Formularanfragen zustellen und speichern. Was nach dem Absenden passiert.

Viele Formulare speichern jede Anfrage in einer Datenbank der Website und schicken zusätzlich eine E-Mail. Dann liegen die Daten doppelt, und die Kopie auf der Website vergisst jeder. Besser ist ein Formular, das die Anfrage zustellt und selbst nur das Nötigste behält.

Stellen Sie die Anfragen in ein Funktionspostfach zu statt an eine Person. Dann bleibt nichts liegen, wenn jemand im Urlaub ist oder die Aufgabe abgibt. Eine Bestätigung mit Vorgangsnummer an den Absender erspart die Nachfrage, ob die Nachricht angekommen ist.

Legen Sie Löschfristen für Anfragen fest und nehmen Sie das Formular ins Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten auf. Beides erklärt der Ratgeber DSGVO im Verein. Soll aus einer Anfrage ein Gespräch werden, hilft der Ratgeber zur datenschutzkonformen Videoberatung.

Selbst machen oder machen lassen

Kontaktformular mit WordPress oder als Dienst? Für ein einzelnes Formular reicht oft das, was Sie haben.

Wer eine Website mit einem gängigen Baukasten oder WordPress betreibt, hat die Werkzeuge meist schon. Aufwendig wird es mit vielen Formularen und sensiblen Inhalten.

Selbst einrichten

Wenn Sie ein, zwei Formulare haben

  • Das Formular Ihres Website-SystemsBaukästen und WordPress-Erweiterungen bringen Formulare mit. Ergänzen Sie ein Honigtopf-Feld und schalten Sie reCAPTCHA ab.
  • ALTCHA selbst einbindenQuelloffener Spamschutz per Rechennachweis, ohne Cookies und ohne Dritte. Braucht etwas Einbauarbeit.
  • Speichern abschaltenViele Formular-Erweiterungen legen jede Anfrage zusätzlich in der Datenbank ab. Brauchen Sie das nicht, schalten Sie es aus.

Machen lassen

Wenn viele Stellen Anfragen bekommen

  • Mehrere Ebenen, mehrere WebsitesJede Stelle soll ihre Anfragen bekommen, und alle Formulare sollen gleich sicher sein.
  • Sensible InhalteBei Bescheiden, Diagnosen und Dateianhängen zählt, dass nichts unnötig gespeichert wird und Löschfristen greifen.
  • Niemand pflegt die Website-ErweiterungenVeraltete Formular-Erweiterungen gehören zu den häufigsten Einfallstoren auf Vereinswebsites.

In eigener Sache: Wir verdienen an der zweiten Spalte. Hat Ihr Verein ein einziges Kontaktformular, richten Sie es mit Honigtopf und ohne reCAPTCHA ein. Das kostet nichts.

Häufige Fragen

Häufige Fragen zum Kontaktformular. Was Vereine dazu fragen.

Braucht ein Kontaktformular eine Einwilligungs-Checkbox?

In der Regel nicht. Wer eine Anfrage schickt, will eine Antwort, und die Verarbeitung dafür ist ohne gesonderte Einwilligung zulässig. Ein gut sichtbarer Link zum Datenschutzhinweis reicht. Wollen Sie die Daten für etwas anderes nutzen, etwa einen Newsletter, brauchen Sie eine Einwilligung.

Ist Google reCAPTCHA DSGVO-konform?

Das ist umstritten. Weil reCAPTCHA Daten an Google überträgt und das Verhalten der Besucher auswertet, halten viele Datenschutzbehörden eine Einwilligung für nötig. Honigtopf-Felder oder ein Rechennachweis kommen ohne Dritte aus.

Wie lange darf ich Anfragen speichern?

So lange, wie Sie sie für die Bearbeitung brauchen, plus etwaige Aufbewahrungspflichten. Eine feste Frist, etwa ein Jahr nach Abschluss, ist gute Praxis. Wichtig ist, dass die Löschung tatsächlich passiert.

Darf das Formular Dateianhänge annehmen?

Ja, wenn die Übertragung verschlüsselt ist, die Dateien nicht unnötig gespeichert werden und die Größe begrenzt ist. Bei Bescheiden oder Attesten achten Sie besonders darauf, wo die Dateien am Ende liegen.

Kontaktformulare mit secContact

secContact wird per iframe in Ihre Website eingebunden. Spam hält eine Kombination aus Rechennachweis, Honigtopf und Zeitprüfung ab, ohne Google. Die Anfrage geht an die zuständige Stelle und bleibt nicht in einer Datenbank liegen. Wir behalten nur Vorgangsnummer und Eckdaten und löschen sie nach zwölf Monaten.

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Formulare auf mehreren Websites? Fragen Sie uns.

Schreiben Sie uns, wie viele Formulare Sie haben und wer die Anfragen bekommt. Wir sagen Ihnen, ob secContact passt oder Ihr Website-System das mit ein paar Einstellungen schon kann.

Unverbindlich und ohne Vertrag. Wir melden uns in der Regel binnen eines Werktags und zeigen Ihnen das Werkzeug gern in einem kurzen Termin.

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