Ratgeber · Anleitung
Steht Ihr Mailserver auf einer Blacklist? Prüfen und wieder runterkommen.
Nachrichten an bestimmte Empfänger kommen plötzlich nicht mehr an, und die Fehlermeldung spricht von „listed“ oder „blocked“. Meist steht dann die Adresse Ihres Mailservers auf einer Sperrliste. Das lässt sich kostenlos prüfen und meist auch beheben.
Von Paul Czichos, Beratung und Projektbetreuung bei der czichos.net GmbH · Aktualisiert am
Woran Sie es merken
Blacklist-Eintrag erkennen. Sperrlisten melden sich selten laut.
Eine Sperrliste, auch Blacklist oder Blocklist genannt, verzeichnet Adressen, von denen Spam ausging. Mailserver prüfen bei jeder eingehenden Nachricht, ob der Absender dort steht, und lehnen ihn gegebenenfalls ab.
Typische Anzeichen:
- Rückläufer mit Formulierungen wie „blocked using“, „listed at“ oder einem Verweis auf eine Sperrliste.
- Nachrichten an einzelne Anbieter kommen nicht mehr an, an andere schon.
- Empfänger finden Ihre Nachrichten plötzlich im Spamordner. Weitere Gründe dafür stehen im Ratgeber Vereins-E-Mails landen im Spam.
Die Ursache liegt fast immer im eigenen Haus, etwa ein Postfach mit gestohlenem Passwort, ein infizierter Rechner oder ein Kontaktformular ohne Spamschutz. Seltener teilen Sie sich die Adresse mit jemandem, der Spam verschickt.
So prüfen Sie
Blacklist prüfen. In vier Schritten zum Befund.
Alles hier ist kostenlos. Sie brauchen nur die Adresse, von der Ihre Nachrichten verschickt werden.
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Schritt 1: Die Absendeadresse herausfinden
Lassen Sie sich beim Empfänger die Kopfzeilen einer Nachricht von Ihnen anzeigen. Die unterste Zeile „Received: from“ mit einer öffentlichen IP-Adresse ist Ihr Mailserver. Liegt Ihr Postfach bei einem Anbieter, gehört die Adresse ihm, und er ist Ihr Ansprechpartner.
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Schritt 2: Bei einem Sammeldienst nachsehen
Dienste wie MXToolbox oder MultiRBL fragen Dutzende Sperrlisten gleichzeitig ab. Ein Eintrag auf einer großen, verbreiteten Liste wiegt schwerer als einer auf einer kleinen, die kaum jemand nutzt.
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Schritt 3: Spamhaus direkt prüfen
Spamhaus ist die einflussreichste Sperrliste und beantwortet Anfragen über große öffentliche DNS-Server nicht oder falsch. Ein „nicht gelistet“ aus einem beliebigen Online-Test ist deshalb nicht immer verlässlich. Prüfen Sie direkt auf der Seite von Spamhaus.
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Schritt 4: Rückwärtsauflösung und Ruf prüfen
Ihre Absendeadresse sollte einen passenden Namen haben (Reverse DNS, PTR-Eintrag), der wieder auf dieselbe Adresse zeigt. Den Ruf bei Google zeigen die kostenlosen Postmaster Tools, den bei Microsoft das Programm SNDS.
dig -x 203.0.113.25 +short mail.ihr-verein.de.
Wieder runterkommen
Von der Blacklist austragen lassen. Erst die Ursache, dann der Antrag.
Ohne behobene Ursache stehen Sie wenige Tage nach der Austragung wieder auf der Liste, und die zweite Austragung dauert länger.
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Schritt 1: Die Ursache finden und beheben
Passwörter der betroffenen Postfächer ändern, Zwei-Faktor-Anmeldung einschalten, Rechner prüfen, offene Formulare absichern. Die Protokolle des Mailservers zeigen, welches Konto auffällig viel verschickt hat.
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Schritt 2: Die Austragung beantragen
Jede Sperrliste hat ein eigenes Formular. Viele Einträge laufen auch von selbst ab, wenn kein Spam mehr kommt. Für Outlook.com und Hotmail hat Microsoft ein eigenes Austragungsformular.
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Schritt 3: Vorsicht bei bezahlter Austragung
Einzelne Listen bieten eine schnelle Austragung gegen Geld an, die großen, verbreiteten Listen nicht. Prüfen Sie vorher, ob die Liste bei Ihren Empfängern überhaupt eine Rolle spielt.
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Schritt 4: Künftig früher merken
Eine regelmäßige automatische Prüfung meldet einen Eintrag, bevor die Rückläufer kommen. Das kann ein kostenloser Dienst sein oder eine Blacklist-Überwachung wie secMonitor. Wer einen eigenen Mailserver betreibt, sollte außerdem gekaperte Konten automatisch anhalten, so wie es der Versand von secMail tut.
Selbst machen oder machen lassen
Blacklist-Überwachung selbst einrichten? Einen Server prüfen Sie gut selbst.
Wer einen Mailserver betreibt, kann die Prüfung mit kostenlosen Mitteln regelmäßig laufen lassen. Bei mehreren Servern und Standorten lohnt sich ein Dienst, der Alarm schlägt.
Selbst prüfen
Wenn Sie einen Mailserver betreiben
- Kostenlose Überwachung der SammeldiensteEinige Sammeldienste prüfen eine Adresse in der kostenlosen Stufe regelmäßig und melden einen Eintrag per E-Mail.
- Postmaster Tools und SNDSZeigen kostenlos, wie Google und Microsoft Ihren Versand sehen. Einmal einrichten, einmal im Monat hineinschauen.
- Ein eigenes SkriptEine DNS-Abfrage je Sperrliste, einmal in der Stunde, über einen eigenen DNS-Resolver statt eines öffentlichen.
Überwachen lassen
Wenn Mail für Ihre Organisation geschäftskritisch ist
- Mehrere Server und AdressenJede Ausgangsadresse und jeder Name muss geprüft werden, auf vielen Listen und rund um die Uhr.
- Mehr als SperrlistenEine Nachricht kann auch ohne Eintrag hängen bleiben. Ob der Weg funktioniert, zeigt erst eine Testmail, die wirklich ankommen muss.
- Jemand muss den Alarm lesenDafür braucht es eine klare Zuständigkeit.
In eigener Sache: Wir verdienen an der zweiten Spalte. Betreibt Ihr Verein einen einzigen Mailserver, reichen die kostenlosen Dienste und ein Blick in die Postmaster Tools. Liegen Ihre Postfächer bei einem Anbieter, kümmert der sich darum.
Häufige Fragen
Häufige Fragen zur Blacklist. Was Vereine dazu fragen.
Wie prüfe ich, ob mein Mailserver auf einer Blacklist steht?
Ermitteln Sie die öffentliche IP-Adresse, von der Ihre Nachrichten verschickt werden, und fragen Sie sie bei einem Sammeldienst wie MXToolbox oder MultiRBL ab. Spamhaus prüfen Sie zusätzlich direkt auf dessen Seite, weil Abfragen über öffentliche DNS-Server dort nicht zuverlässig beantwortet werden.
Warum steht mein Server auf einer Sperrliste?
Meist ging von ihm Spam aus, über ein Postfach mit gestohlenem Passwort, einen infizierten Rechner oder ein ungeschütztes Formular. Manchmal fehlt nur ein passender Reverse-DNS-Eintrag, oder die Adresse stammt aus einem Bereich für Privatanschlüsse.
Wie lange dauert eine Austragung?
Das hängt von der Liste ab. Manche Einträge verschwinden nach Stunden, wenn kein Spam mehr kommt, andere nach einem Antrag innerhalb von ein, zwei Tagen. Wiederholte Einträge dauern länger.
Unsere Postfächer liegen bei einem Anbieter. Müssen wir etwas tun?
Die Adressen der Mailserver gehören dann dem Anbieter, und er kümmert sich um Sperrlisten. Melden Sie ihm Rückläufer mit Hinweisen auf eine Sperrliste. Sie tragen weiterhin SPF, DKIM und DMARC für Ihre Domain richtig ein, wie im Ratgeber zu SPF, DKIM und DMARC beschrieben.
Mailserver überwachen mit secMonitor
secMonitor prüft Ihre Mailserver stündlich gegen rund 60 Sperrlisten je IP-Adresse, über einen eigenen DNS-Resolver, damit auch Spamhaus richtig antwortet. Alle fünf Minuten läuft eine Testmail, deren Laufzeit gemessen wird. Ändert sich ein Zustand, kommt eine E-Mail, und der Verlauf bleibt nachvollziehbar.
Rückläufer mit „listed“ im Text? Wir schauen es uns an.
Schicken Sie uns die Fehlermeldung und beschreiben Sie kurz Ihren Mailversand. Wir sagen Ihnen, woran es liegt und ob sich eine laufende Überwachung lohnt.
Unverbindlich und ohne Vertrag. Wir melden uns in der Regel binnen eines Werktags und zeigen Ihnen das Werkzeug gern in einem kurzen Termin.
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