Gibt es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung?
Der Anbieter verarbeitet Daten in Ihrem Auftrag. Dafür brauchen Sie einen Vertrag nach Art. 28 DSGVO, den seriöse Anbieter von sich aus bereitstellen.
Ratgeber · Datenschutz
Videoberatung im Verein. Datenschutzkonform und ohne Hürde.
Eine Beratung per Video spart Ratsuchenden den Weg in die Geschäftsstelle. Geht es um Gesundheit, Rente, Pflege oder Schulden, braucht es dafür mehr als ein beliebiges Konferenzwerkzeug. Dieser Ratgeber zeigt, worauf es beim Datenschutz ankommt, wie ein guter Ablauf aussieht und wann ein kostenloser Weg genügt.
Von Paul Czichos, Beratung und Projektbetreuung bei der czichos.net GmbH · Aktualisiert am
Warum es heikel ist
Datenschutz bei der Videoberatung. Eine Beratung ist keine Teamsitzung.
In einer Sozial-, Renten-, Pflege- oder Schuldnerberatung geht es um Krankheit, Einkommen und Familie. Gesundheitsdaten gehören nach Art. 9 DSGVO zu den besonderen Kategorien, für sie gelten strengere Regeln.
Viele Ratsuchende sind älter, nutzen ein Tablet der Enkel oder ein altes Smartphone und wollen weder ein Konto anlegen noch eine App installieren.
Ein gutes Werkzeug verarbeitet deshalb so wenig wie möglich und öffnet mit einem Klick auf einen Link.
Welche Pflichten darüber hinaus für jeden Verein gelten, steht im Ratgeber DSGVO im Verein.
Worauf Sie achten
Videolösung DSGVO-konform auswählen. Sechs Fragen an jede Videolösung.
Stellen Sie diese Fragen, bevor Sie sich entscheiden.
Wo laufen die Gespräche?
Server in Deutschland oder der EU sind der einfachste Fall. Bei Anbietern aus Drittländern hängt die Zulässigkeit an Übermittlungsregeln, die rechtlich immer wieder angegriffen werden.
Kann es aufzeichnen?
Eine Aufzeichnung braucht eine ausdrückliche Einwilligung und eine sichere Ablage. Am einfachsten ist ein Werkzeug, das gar nicht aufzeichnet.
Brauchen Ratsuchende ein Konto?
Ohne Konto liegen keine Anmeldedaten beim Anbieter, und vor dem Termin steht keine Hürde. Ein Link, der im Browser öffnet, genügt.
Wie ist die Verbindung verschlüsselt?
Transportverschlüsselung ist Standard. Ende-zu-Ende-Verschlüsselung bieten manche Werkzeuge, oft mit Einschränkungen bei Browsern oder Funktionen. Fragen Sie nach, was genau gilt.
Was bleibt danach liegen?
Wie lange werden Chatverläufe, geteilte Dateien und Protokolle gespeichert, und wer löscht sie? Hier steckt oft mehr Risiko als im Gespräch selbst.
Ein guter Ablauf
Ablauf einer Videoberatung. Vom Termin bis zur Löschung.
Genauso wichtig wie die Technik ist der Ablauf:
- Vorher: Termin vereinbaren, Link per E-Mail oder SMS schicken und den Datenschutzhinweis nach Art. 13 DSGVO mitgeben.
- Beim Start: ein Warteraum, damit niemand in ein laufendes Gespräch platzt. Kurz klären, ob jemand mithört.
- Unterlagen: Bescheide und Atteste im Gespräch austauschen statt per unverschlüsselter E-Mail oder über ein Kontaktformular ohne Datenschutz.
- Danach: Was in die Akte gehört, kommt in die Akte. Alles andere wird gelöscht, am besten automatisch. Welche Fristen für Schriftverkehr gelten, steht im Ratgeber zur E-Mail-Archivierung.
Verarbeitet Ihre Organisation regelmäßig Gesundheitsdaten per Video, kann eine Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35 DSGVO nötig sein. Klären Sie das mit Ihrer oder Ihrem Datenschutzbeauftragten. Dieser Ratgeber ersetzt keine Rechtsberatung.
Selbst machen oder machen lassen
Jitsi selbst betreiben oder Dienst nutzen? Für viele Vereine gibt es einen kostenlosen Weg.
Wer gelegentlich berät und jemanden hat, der einen Server pflegt, braucht keinen Dienstleister. Wer regelmäßig sensible Gespräche führt, sollte genauer hinsehen.
Selbst einrichten
Wenn Sie gelegentlich beraten und etwas Technik im Haus haben
- Jitsi Meet selbst betreibenQuelloffen, ohne Lizenzkosten, im Browser ohne Konto nutzbar. Braucht einen eigenen Server, den jemand pflegt und aktualisiert.
- BigBlueButtonEbenfalls quelloffen, eher für Seminare gebaut. Für Einzelberatung groß, für Schulungen gut.
- Eine vertrauenswürdige öffentliche InstanzFür Gespräche ohne sensible Inhalte genügt oft ein Jitsi-Server eines bekannten Betreibers in Deutschland. Für Gesundheitsdaten reicht das nicht.
- Das TelefonFür viele Ratsuchende die niedrigste Hürde.
Betreiben lassen
Wenn sensible Beratung zum Alltag gehört
- Gesundheits- und Sozialdaten jede WocheDann zählen Vertrag, Standort, Löschfristen und ein Betrieb, der Sicherheitslücken zeitnah schließt.
- Niemand pflegt den ServerEin Videoserver, den seit Monaten niemand aktualisiert hat, ist ein Risiko.
- Termine aus der eigenen VerwaltungSollen Beratungen aus der Mitgliederverwaltung heraus entstehen, braucht es eine Anbindung statt Links von Hand.
- Unterlagen im GesprächDateiaustausch, Bildschirmfreigabe und geregelte Löschung sind mit Bordmitteln mühsam.
In eigener Sache: Wir verdienen an der zweiten Spalte. Berät Ihr Verein nur ab und zu per Video und ohne Gesundheitsdaten, nehmen Sie einen kostenlosen Weg.
Häufige Fragen
Häufige Fragen zur Videoberatung. Was Vereine dazu fragen.
Darf ein Verein Beratungen per Video anbieten?
Ja. Die DSGVO verlangt dafür passende Schutzmaßnahmen: einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung, eine sichere Verbindung, klare Löschfristen und einen Datenschutzhinweis für die Ratsuchenden. Für manche Berufe, etwa in Arztpraxen, gelten zusätzliche Regeln.
Welche Videolösung ist DSGVO-konform?
Kein Werkzeug ist von sich aus konform, es kommt auf den Einsatz an. Gute Voraussetzungen bieten Lösungen mit Servern in Deutschland oder der EU, Vertrag zur Auftragsverarbeitung, ohne Aufzeichnung und ohne Konto für Ratsuchende.
Brauche ich eine Einwilligung der Ratsuchenden?
Für die Beratung selbst meist nicht, denn die Verarbeitung dient der Leistung, die die Person in Anspruch nimmt. Eine Aufzeichnung braucht dagegen eine ausdrückliche Einwilligung. Bei Gesundheitsdaten klären Sie die Rechtsgrundlage mit Ihrer oder Ihrem Datenschutzbeauftragten.
Reicht Jitsi für die Sozialberatung?
Technisch ja, wenn Jitsi bei Ihnen selbst oder bei einem vertrauenswürdigen Betreiber in Deutschland läuft und der Server aktuell bleibt. Eine beliebige öffentliche Instanz ohne Vertrag eignet sich für Gesundheitsdaten nicht.
Videoberatung mit secConsult
Ratsuchende öffnen einen Link im Browser, ohne Konto und ohne Installation. Chat, Dateiaustausch und Bildschirmfreigabe sind eingebaut. Aufgezeichnet wird nichts, geteilte Dateien liegen verschlüsselt und nur kurz. secConsult läuft auf unseren eigenen Maschinen, ohne fremde Dienste dazwischen.
Beratung per Video geplant? Sprechen wir darüber.
Schreiben Sie uns kurz, wie Ihre Beratung heute läuft und was per Video dazukommen soll. Wir sagen Ihnen, ob secConsult passt oder ein kostenloser Weg genügt.
Unverbindlich und ohne Vertrag. Wir melden uns in der Regel binnen eines Werktags und zeigen Ihnen das Werkzeug gern in einem kurzen Termin.
Lieber direkt? E-Mail schreiben · 030 994048000 anrufen
E-Mail
hello@connecteeva.eu
Telefon
+49 30 994048000
Anschrift
czichos.net GmbH
Königsweg 220
14129 Berlin
Königsweg 220
14129 Berlin