Ratgeber · Stand Juli 2026
Microsoft 365 Alternative für Vereine und Verbände.
Microsoft hat die kostenlosen Volllizenzen für gemeinnützige Organisationen gestrichen. Hier steht der ehrliche Vergleich: was Microsoft 365 Vereine heute kostet, was eine europäische Alternative leistet, und wann Sie besser bei Microsoft bleiben.
MS 365 Business Basic
0 €
pro Nutzer und Jahr
Bleibt gratis, aber nur mit Web- und Mobil-Apps.
MS 365 Business Premium
≈ 57 €
pro Nutzer und Jahr
War für Non-Profits kostenlos, seit dem 1. Juli 2025 läuft der Zuschuss zur jeweils nächsten Vertragsverlängerung aus.
Connecteeva
46,80 €
pro Konto und Jahr
Gehostet in Deutschland, Open Source, im Monatstarif jederzeit kündbar.
Warum jetzt
Der Zuschuss ist weg. Die Aufgabe bleibt.
Jahrelang war die Sache einfach: Als anerkannt gemeinnütziger Verein bekam man Microsoft 365 Business Premium geschenkt, nach übereinstimmenden Fachberichten für bis zu zehn Nutzer. Diese Zeit ist vorbei. Zum 1. Juli 2025 hat Microsoft die kostenlosen Non-Profit-Lizenzen für Business Premium und Office 365 E1 gestrichen, wirksam jeweils ab der ersten Vertragsverlängerung nach diesem Stichtag.
Was bleibt, ist eine Wahl mit Haken:
- Zahlen. Business Premium kostet für Non-Profits rund 57 € pro Nutzer und Jahr. Der Zuschuss galt nach denselben Berichten für höchstens zehn Plätze, eine Organisation mit 20 Postfächern zahlte also bisher für zehn davon nichts, künftig für alle zwanzig. Das sind rund 570 € im Jahr, die vorher nicht im Haushalt standen.
- Oder festsitzen. Business Basic bleibt kostenlos für bis zu 300 Nutzer, aber nur mit Web- und Mobil-Apps. Kein Desktop-Word, kein Desktop-Excel. Für Ehrenamtliche, die zu Hause am eigenen Rechner arbeiten, ist das eine spürbare Einschränkung.
Dazu kommt ein Thema, das unabhängig vom Preis immer mehr Organisationen beschäftigt: Datensouveränität. Microsoft ist ein US-Unternehmen und unterliegt dem US CLOUD Act, US-Behörden können die Herausgabe von Daten verlangen, auch wenn diese in europäischen Rechenzentren liegen. Für Organisationen, die Mitgliederdaten, Beratungsunterlagen oder Gesundheitsinformationen verwalten, ist das mehr als eine Fußnote. Mehr dazu auf unserer Sicherheitsseite.
Der Vergleich
Drei Optionen, nebeneinandergelegt.
Das kostenlose Business Basic, das bezahlte Business Premium mit Non-Profit-Rabatt und ein vergleichbar ausgestattetes Connecteeva-Konto, auch da, wo Microsoft vorn liegt.
| Merkmal | Microsoft 365 Business BasicNon-Profit · gratis | Microsoft 365 Business PremiumNon-Profit · bezahlt | Connecteevaohne Antragsverfahren |
|---|---|---|---|
| Preis pro Nutzer und Jahr | 0 €Spendenbasis, bis 300 Nutzer | ≈ 57 €ca. 4,77 € im Monat bei Jahresabrechnung | 46,80 €3,90 € im Monat: Konto, E-Mail, Dateien und Dokumente |
| E-Mail, Kalender, Kontakte | Ja | Ja | JaVerschlüsselung nach den offenen Standards PGP und S/MIME, sofern die Gegenseite sie ebenfalls nutzt, im Browser oder mit Thunderbird, Outlook, Apple Mail |
| Office-Programme | Nur Web und Mobilkein Desktop-Word, kein Desktop-Excel | Microsoft Office als Desktop- und Web-Version | OX Documents im Browserlokal mit LibreOffice, OpenOffice oder Apple Pages |
| Speicher pro Nutzer | 1 TBOneDrive, Postfach zählt separat | 1 TBOneDrive, Postfach zählt separat | 20 GBfür Postfach und Dateien gemeinsam, ohne Vorabaufteilung; erweiterbar für 1,00 € je 10 GB und Monat |
| Betreiber und Rechtsraum | US-Unternehmenunterliegt dem US CLOUD Act, auch bei Rechenzentren in der EU | US-Unternehmenunterliegt dem US CLOUD Act, auch bei Rechenzentren in der EU | Deutsches UnternehmenHosting in Deutschland, unterliegt nicht dem US CLOUD Act |
| Open Source | Nein | Nein | Jadie Fachdienste beruhen auf quelloffener Software; das Portal, das sie verbindet, entwickeln wir selbst |
| Verbandsstruktur abbilden | Delegierte Verwaltung über Microsoft Entra IDAdministrative Units, je Ebene eigens anzulegen und zu pflegen | Delegierte Verwaltung über Microsoft Entra IDAdministrative Units, je Ebene eigens anzulegen und zu pflegen | Hierarchische NutzerverwaltungOrganisationsstruktur abgebildet, Adminrechte weitergebbar, Portal im eigenen Erscheinungsbild |
| Vertragsbindung | keine | Jahrespreis setzt Jahresbindung voraus | Im Monatstarif monatlich kündbar |
| Support | Telefon- und Websupport von Microsoft | Telefon- und Websupport von Microsoft | Persönlicher E-Mail-Support aus BerlinAntwort in der Regel binnen 24 Stunden an Werktagen, fester Ansprechpartner ab größeren Nutzerzahlen, keine Telefon-Hotline |
Stand Juli 2026. Microsoft-Preise laut microsoft.com (Non-Profit-Angebote, Deutschland), Microsoft ändert die Konditionen regelmäßig, prüfen Sie im Zweifel die aktuelle Preisseite. Alle Connecteeva-Preise stehen auf unserer Preisseite.
Bleiben oder wechseln
Wo Microsoft die bessere Wahl bleibt. Und wo wir es sind.
Links die Fälle, in denen Microsoft die bessere Wahl bleibt. Rechts die, in denen sich der Wechsel lohnt.
Bleiben Sie bei Microsoft, wenn …
Es gibt gute Gründe, nichts zu ändern.
- Sie brauchen zwingend das Original. Etwa wegen Excel-Makros, komplexer Serienbriefe oder Verbandsvorlagen, die in freien Alternativen wie LibreOffice nicht zuverlässig funktionieren.
- Ihre Fachverfahren setzen Microsoft-Konten voraus. Oder Ihre Hauptamtlichen sind fest in die Teams-Strukturen von Partnern eingebunden.
- Business Basic reicht Ihnen völlig. Sie brauchen nur Web-Mail und gelegentlich ein Dokument im Browser? Dann bleiben Sie gratis und wechseln Sie nicht des Wechselns wegen.
Trifft einer dieser Punkte auf Sie zu, ist Microsoft für Sie die richtige Wahl.
Wechseln Sie, wenn …
Fünf Gründe, die für Connecteeva sprechen.
- Sie wollen wissen, wo Ihre Mitgliederdaten liegen. Connecteeva wird in Deutschland gehostet und von einem deutschen Unternehmen betrieben, DSGVO-konform nach deutschem Recht, und unterliegt nicht dem US CLOUD Act.
- Sie wollen planbare Kosten statt Lizenz-Dschungel. Jeder Dienst mit eigenem Preis, im Monatstarif jederzeit kündbar. Keine Grant-Anträge, keine Verlängerungsüberraschungen, keine Lizenzverwaltung über drei Portale.
- Ihre Struktur ist mehr als eine Adressliste. Landesverband, Kreisverband, Ortsgruppe, Connecteeva bildet Hierarchien mit delegierbaren Adminrechten ab.
- Sie wollen mit einem Menschen sprechen können. Support heißt hier: eine E-Mail an ein Team in Berlin, das Ihre Organisation kennt und Ihre Struktur nicht jedes Mal neu erklärt bekommen muss.
- Sie wollen sich nicht abhängig machen. Open-Source-Dienste und offene Standards bedeuten: Ihre gewohnten Programme funktionieren weiter, und Ihre Daten lassen sich jederzeit exportieren.
Wie Connecteeva für Vereine und Verbände aufgebaut ist, zeigen die Seite für Verbände und die fürs Ehrenamt.
So läuft der Umstieg
Kein Datenverlust, kein Tag offline.
Ihre Connecteeva-Umgebung wird mit Ihrer Domain aufgesetzt, während Microsoft 365 normal weiterläuft. E-Mails, Kalender und Kontakte wandern über Standardprotokolle mit, Dateien aus OneDrive und SharePoint in die Cloud-Dateiablage. Abgeschaltet wird erst, wenn das Neue steht.
Der vollständige Ablauf in fünf Schritten → Wie lange es dauert, hängt von der Zahl der Postfächer ab; nach der Bestandsaufnahme nennen wir einen verbindlichen Termin.
Häufige Fragen
Was Vereine uns am häufigsten fragen.
Acht Antworten zu Preisen, Rechtslage und Migration, kurz und ohne Verkaufsprosa.
Ist Microsoft 365 für Vereine nicht kostenlos?
Nur noch eingeschränkt. Zum 1. Juli 2025 hat Microsoft die kostenlosen Non-Profit-Lizenzen für Business Premium (nach übereinstimmenden Fachberichten für bis zu zehn Lizenzen) und Office 365 E1 gestrichen. Kostenlos bleibt Business Basic für bis zu 300 Nutzer, allerdings nur mit Web- und Mobil-Apps, ohne die Desktop-Versionen von Word, Excel und PowerPoint.
Was kostet Microsoft 365 für gemeinnützige Organisationen heute?
Business Premium kostet für anerkannte Non-Profits ca. 4,77 € pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung, rund 57 € pro Nutzer und Jahr (Stand Juli 2026). Voraussetzung ist die Anerkennung als gemeinnützige Organisation bei Microsoft.
Was kostet Connecteeva im Vergleich?
Es gibt keine Pakete: Ein Konto kostet 0,10 € im Monat, dazu buchen Sie je Person die Dienste, die sie braucht. Postfach, Kalender und Kontakte samt Verschlüsselung kosten 1,80 €, die Dateiablage 1,00 €, Dokumente im Browser 1,00 €, je Konto und Monat. Eine Ausstattung, die Business Premium nahekommt, liegt damit bei 3,90 € im Monat, rund 47 € im Jahr. Alle Preise netto. Jeder Dienst einzeln buchbar, die vollständige Liste steht auf der Preisseite.
Ist Connecteeva DSGVO-konform, und was ist mit dem CLOUD Act?
Ja. Connecteeva wird von der czichos.net GmbH aus Berlin betrieben und in Deutschland gehostet. Als deutsches Unternehmen mit Hosting in Deutschland unterliegt Connecteeva nicht dem US CLOUD Act. Microsoft ist ein US-Unternehmen, US-Behörden können dort die Herausgabe von Daten verlangen, auch wenn diese in europäischen Rechenzentren liegen. Mehr dazu auf der Sicherheitsseite.
Müssen alle im Verein dieselben Dienste bekommen?
Nein. Für jede Person lässt sich einzeln festlegen, welche Dienste sie bekommt. Wer viel koordiniert, bekommt Videokonferenzen und Chat, wer nur Nachrichten schreibt, ein Postfach, das ist der Normalfall, nicht die Ausnahme. Sie stellen das selbst in der Verwaltung ein, oder wir übernehmen es.
Was kostet der Umstieg?
Richten wir nur die Zugänge ein und Sie bauen selbst auf, kostet das nichts. Begleiten wir die Migration, rechnen wir nach Aufwand ab, 89 € je Stunde, in Arbeitstagen abgerechnet, den Umfang schätzen wir vorher. Ab zwei Jahren Laufzeit entfällt die Migrationsgebühr ganz.
Können wir unsere E-Mails und Dateien aus Microsoft 365 mitnehmen?
Ja. E-Mails, Kalender und Kontakte lassen sich über Standardprotokolle migrieren, Dateien aus OneDrive und SharePoint werden in die Cloud-Dateiablage übernommen. Der Umstieg läuft im Parallelbetrieb, Ihre Organisation bleibt durchgehend erreichbar. Wir begleiten die Migration persönlich.
Was fehlt uns bei Connecteeva im Vergleich zu Microsoft 365?
Microsofts Desktop-Programme (Word, Excel, PowerPoint) und Terabyte-große Speicherkontingente sind nicht enthalten. Connecteeva bietet Office im Browser (OX Documents) und Speicher für Postfach und Dateien gemeinsam, erweiterbar für 1,00 € je 10 GB und Monat. Lokal arbeiten können Sie dank offener Standards trotzdem: E-Mail und Kalender mit Thunderbird, Outlook oder Apple Mail, Dokumente mit LibreOffice, OpenOffice oder Apple Pages. Nur wer zwingend Microsofts Original braucht, etwa wegen Excel-Makros, fährt mit Business Premium besser.
Wer hier schreibt
Ja, wir sind befangen. Deshalb steht der Vergleich so da.
Dieser Ratgeber stammt von der czichos.net GmbH aus Berlin, dem Team hinter Connecteeva. Wir betreuen seit vielen Jahren die IT des größten Sozialverbands Deutschlands und kennen Vereins- und Verbandsstrukturen aus der täglichen Praxis.
Und ja: Wir verkaufen eine der hier verglichenen Lösungen. Genau deshalb ist der Vergleich so geschrieben, dass er auch dann trägt, wenn Sie sich am Ende für Microsoft entscheiden. Mehr über uns steht auf der Seite Über uns.
Unsicher, was passt? Erzählen Sie uns von Ihrer Organisation.
Eine kurze E-Mail genügt: Wie viele Konten brauchen Sie, was nutzen Sie heute, wo drückt es? Sie bekommen eine echte Einschätzung zurück, auch wenn sie lautet: bleiben Sie bei Microsoft.
Ohne Vertrag und ohne Zahlungsdaten. Sie entscheiden, ob es bei einer Anfrage bleibt oder Sie Connecteeva gleich ausprobieren.
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